Kotter is een van de eerste en meest bekende inspirator op het gebied van change management. Met zijn acht stappen plan heeft hij het dynamische proces van change management volgens zijn optiek inzichtelijk weten te maken.
Stap 1 : Vestig een urgentiebesef 
Door het creëren van urgentiebesef wakkert u ook de motivatie aan bij uw team om te willen veranderen. Tip: identificeer de kansen en de bedreigingen en ontwikkel scenario’s die de toekomst na de implementatie van de verandering visualiseren.
Stap 2: Vorm een leidende coalitie
Overtuig uw team dat de verandering noodzakelijk is. Vorm een team die de leiding krijgt over het doorvoeren van de verandering. Tips: Benoem de leiders in uw organisatie en benadruk het belang van hun inzet. Werk aan teambuilding binnen het team en zorg voor een goede mix aan teamleden.
Stap 3: ontwikkel uw visie
De eerste stap naar een verandering start vaak met verschillende ideeën en oplossingen. Definieer uw visie en ontwikkel een strategie die duidelijk te volgen is voor iedereen binnen uw organisatie. Tips: Bepaal de waarden die centraal staan voor de verandering. Formuleer een korte samenvatting, hoe ziet u de toekomst van uw organisatie?
Stap 4: communiceer uw visie
Bepalend voor het succes van de verandering is hoe u uw visie communiceert naar het team. Uw boodschap is één van velen, naast de dagdagelijkse berichten. Breng uw boodschap sterk, duidelijk en frequent over. Beperk het bespreken van de verandering niet in de meetings maar gebruik uw visie op elk moment die zich aandient. Op die manier blijft de boodschap top of mind bij het team. Tips: Spreek zo vaak mogelijk over uw verandering. Erken de zorgen en angsten van uw teamleden en bespreek ze open en eerlijk. Pas uw visie toe waar u kan, zoals bijvoorbeeld in meetings, trainingen en de beoordelingssystemen.
Stap 5: ruim de obstakels op
Als u deze stap bereikt heeft is de verandering bekend in elke laag van uw organisatie. Hopelijk is uw team overtuigd van de voordelen en profiteren ze hiervan bij de hun dagelijkse werkzaamheden. Maar zijn er teamleden die tegenwerken of processen die in de weg liggen? Verwijder de obstakels en ondersteun uw medewerkers die moeite hebben met de verandering. Tips: neem een (interim) manager gespecialiseerd in verandermanagement aan om dit proces te leiden. Houd uw organisatiestructuur, vacatureteksten en beoordelingssystematiek aan het licht en verzeker dat deze in lijn liggen met uw visie. Beloon teamleden die de verandering omarmen en toepassen en help en ondersteun uw teamleden die moeite hebben met de verandering.
Stap 6 : definieer kortetermijndoelen
De beste motivator is succes. Maak uw organisatie al vroeg in het proces deelgenoot van de successen. Zorg voor “quick wins” die zichtbaar zijn voor uw team. Hierdoor geeft u criticasters en doemdenkers minder munitie. Creëer naast de langetermijndoelen ook kortetermijndoelen. Vier het behalen van deze doelen, zo houdt u uw team gemotiveerd. Tips: Start niet met een kortetermijndoel met hoge kosten. U moet in staat zijn om elk project budgettair te verantwoorden. Onderzoek grondig de voor- en nadelen van elk doel. Als u uw kortetermijndoelen in het begin niet behaald worden, kan dit het totale veranderproces beïnvloeden.
Stap 7: Consolideer en ga door
Één van de redenen dat een change project niet slaagt is dat er te snel geconcludeerd wordt dat het einddoel succesvol behaald is. De “quick wins” zijn uiteindelijk pas het begin. Blijf zoeken naar verbetering. Tips: analyseer de successen en verbeterpunten na elk doel dat behaald is. Definieer nieuwe mijlpalen, blijf belonen en blijf de noodzaak van de verandering communiceren in uw organisatie.
Stap 8: Leg het nieuwe systeem vast
Om ervoor te zorgen dat uw verandering blijvend is moet het een vast onderdeel worden in uw organisatie. Maak de verandering zichtbaar, dit helpt u om de verandering een vaste plek te geven in de bedrijfscultuur. Het is belangrijk dat uw managers de verandering blijven steunen. Tips: Praat zoveel mogelijk over de voortgang en vertel de succesverhalen over het veranderproces. Maak de verandering een onderdeel van het onboardingproces van nieuw personeel. Blijf openlijk de inzet van uw teamleden erkennen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de verandering.